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G.E.D
NOTRE TRAVAIL
La GED (Gestion électronique documentaire)
La gestion électronique des documents (GED ou EDM1 pour Electronic Document Management en anglais) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électronique au sein d’une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d’indexation, de classement, de gestion et stockage, d’accès (navigation et recherche) et de consultation des documents. La GED participe aux processus de travail collaboratif, de capitalisation et d’échanges d’informations.
Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou d’administrations. À titre d’exemple, le retour sur investissement d’un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an.
Les bénéfices d'une gestion électronique documentaire
- Trouver facilement et rapidement la bonne version d’un document
- Partager des données avec un certain nombre de personnes autorisées
- Donner la possibilité à plusieurs collaborateurs de mettre à jour un document
- Uniformiser les pratiques documentaires
- Gérer les documents de leur création à leur archivage
Elle permet ainsi :
- Une meilleure gestion des documents au quotidien
- Une réduction des coûts de traitement
- La gestion facilitée de documents partagés entre collaborateurs
- Une meilleure gouvernance documentaire au sein de l’entreprise
Capacités de l'entreprise
Nos Services
Temoignages
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John Doe
Designer
Fonctionnement
La Numérisation des Documents
Quand ceux-ci ne sont pas natifs numériquement
Cette opération consiste à scanner un document papier puis à appliquer un traitement de reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique, via un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères).
Le Traitement
Cette étape est consacrée à la classification, au référencement et à l’indexation. Il s’agit de décrire le document (type de fichier, date de création, responsable de la création) et son contenu (recherche en texte intégral) afin de faciliter son exploitation.
Le stockage des Données
Il doit être adapté au volume des documents et doit permettre un temps d’accès rapide. Des copies de sauvegarde sont nécessaires car il existe toujours des risques d’accidents, comme les incendies ou les pannes de matériel.
Les Fonctionnalités de Diffusion
Elles garantissent une bonne valorisation des données et s’assurent de leur utilité. En effet, il faut garder à l’esprit que la finalité de la GED est d’apporter une réelle ergonomie en termes de rapidité et de facilité d’accès à une information fiable.
L’archivage
Il concerne particulièrement les documents qui doivent être légalement conservés, mais qui ne servent pas dans les opérations quotidiennes.
Ses Fonctionnalités
– Modifier un document
– Faire coexister plusieurs versions
– Détruire un document
– Gérer des règles de conservation
– Définir une structure organisée de classement, sous le contrôle des utilisateurs
